핵심 요소
CORE ELEMENT
- ‘일(의) 싹’ - 일싹에 대한 인식 전환
기업 경영 및 영업활동을 하다 보면 다양한 사안(Causes)이 발생합니다. 마치 봄 들판에 여러 가지 새싹이 돋아나듯, 경영 활동은 많은 “돋아남 - 싹”이 발생합니다. 경영활동에서의 여러 문제와 기회, 즉 “돋아남 - 일싹”은 때와 장소를 가리지 않고 언제, 어디서든, 아무렇게나 자연적으로 발생할 수 있습니다.
자금의 입출금, 세금의 자진신고 및 납부, 근로자 관리, 거래처와의 외상 거래 등 여러 업무적 문제들이 생겨나는데, 이를 효과적으로 관리하기 위해서는 서류나 데이터로 정리하는 작업이 필수적입니다. 과거에는 이런 작업들이 비교적 단순했으나, 시간이 흐르면서 근무시간 관리, 연말정산 준비 등 더 많은 관리가 필요한 사항들이 추가되었습니다.
이러한 변화는 사회의 발전과 함께 기업에 대한 법적 요구사항이 증가했다는 것을 의미합니다. 그럼에도 불구하고, 많은 경영자들은 이러한 문제들을 경시하는 경향이 있으며, 모든 것을 세무사에게 맡기려 합니다.
이런 태도는 두 가지 큰 문제를 야기합니다.
첫째, 중요한 자료를 손실할 위험이 있으며 둘째, 전문가의 도움을 받을 수 없게 될 경우 업무를 스스로 처리하기 어려워집니다.
이는 결국 기업 운영에 큰 차질을 빚을 수 있습니다.
- 데이터 연결, 즉 Data Flowing
업무 진행 과정에서 다양한 문서가 생성되며, 대부분의 회사에서는 최소한 엑셀이나 워드 프로세서와 같은 기본 소프트웨어를 사용합니다. 또한, ERP, 회계, 인사 급여, 판매 관리 등과 같은 전문 시스템을 활용하는 경우도 있습니다. 이런 도구들을 통해 자료를 디지털화하고 있지만, 시스템 간 데이터의 원활한 흐름이 부족한 것이 문제입니다. 데이터가 효율적으로 흐를 때 비로소 업무 효율성이 크게 향상됩니다.
ERP(전사적 자원 관리 시스템)의 도입 주된 이유는 바로 이 데이터 흐름을 원활하게 하기 위함입니다. ERP는 여러 단위 시스템들을 통합하는 역할을 하지만, ERP 외에도 다양한 시스템이 사용되고 있으며, 이러한 시스템들 간의 데이터 연계가 부족한 경우가 많습니다. 특히 중소기업에서 이러한 문제가 두드러지며, 비록 더 효율적이고 우수한 시스템들이 개발되고 서로 연계될 방향으로 진행되고 있지만 아직 모든 시스템이 완벽하게 연결되어 있지는 않습니다.
업무 시스템의 구축 여부는 디지털 전환의 중요한 지표가 됩니다. 이를 위해서는 시스템에 대한 깊은 이해와 시스템 활용에 대한 인식 전환이 필요합니다.
- 프로세스의 디지털전환
데이터 흐름이 가능한 시스템을 갖추는 것은 업무 프로세스가 디지털화 된다는 의미입니다. 업무에 혁신적인 변화가 일어납니다.
안타깝게도 많은 경영자들이 시스템을 사용하고 있는 단계, 즉, 디지털화(Digitalization)된 상태를 디지털전환 상태라고 오해하고 있습니다. 시스템을 사용하는 것은 기본이고, 이를 넘어 연결되는 프로세스들이 시스템을 통해 이루어지고, 완벽한 디지털체제로 진입해야 합니다.
시스템 간의 연동을 활용할수록 업무 프로세스의 자연스러운 전환을 경험할 수 있으며, 효율이 배가되는 것을 구성원 스스로 느낄 수 있게 되고, 적극적인 참여로 이어지게 됩니다.
구성원들이 새로운 시스템과 프로세스에 대한 이해가 부족할 때 저항하는 경향이 생깁니다.
- 디지털전환의 5단계
디지털전환은 인식의 전환에서 시작합니다. 추진해 나가면서 디지털이 체화되는 과정을 거치게 됩니다. 프로세스에 대해 디지털전환하는 것과 시스템을 적합한 것으로의 교체가 병행해서 일어나게 됩니다. 한 번에 모든 과정과 시스템을 업그레이드 하기 어려울 수 있으니, 수준별 단계적 추진이 필요합니다.
완성된 시스템과 프로세스에 대한 전사적 교육이 절대적으로 필요합니다. 한 번의 교육으로 조직원 모두 이해하고 참여하면 좋은 일이지만, 다소의 지체가 발생할 수 있습니다. 이 때, 포기하지 말고, 지속적인 노력을 기울여야 합니다.